Contrat d’apprentissage : quelles démarches pour l’entreprise ?
Désigner un maître d’apprentissage
Le maître d’apprentissage est la personne en charge de la formation de l’apprenti. Son rôle est donc extrêmement important puisqu’il consiste à :
- Accueillir l’apprenti et organiser son travail
- Lui enseigner les bons gestes et les techniques, en lui montrant
- Observer ce que fait l’apprenti et le corriger
- Assurer la liaison avec le CFA, en suivant les résultats de l’apprenti
Ce tuteur ne peut donc pas être n’importe qui : vous devez désigner qui est volontaire et qui est suffisamment compétent.
Il peut s’agir soit :
- De quelqu’un qui a un diplôme ou un titre qui correspond à la finalité du diplôme ou titre préparé par l’apprenti et d’un niveau au moins équivalent, et qui justifie d’une année d’expérience professionnelle en rapport avec la qualification préparée.
- De quelqu’un qui n’a pas de diplôme équivalent mais qui peut justifier d’au moins deux ans d’expérience professionnelle avec la qualification préparée.
Il est possible de désigner plusieurs maîtres d’apprentissage, en désignant un référent. Un maître d’apprentissage peut suivre au maximum deux apprentis, sauf exception.
Choisir un CFA
Le CFA est l’établissement auprès duquel l’apprenti va suivre des enseignements théoriques, qu’il mettra ensuite en œuvre dans l’entreprise sous la responsabilité du maître d’apprentissage.
Il est possible de choisir un organisme de formation à distance, dès lors que celui-ci a déclaré son activité de CFA. Cette nouveauté, depuis le 1er janvier 2019, offre davantage de souplesse dans l’organisation de la formation.
Formaliser le contrat d’apprentissage et le transmettre
Le contrat d’apprentissage peut prendre la forme d’un CDD ou d’un CDI (en cas de CDI, celui-ci comporte une période d’apprentissage, fixée en début de contrat).
La durée du contrat, ou de la période d’apprentissage pour un CDD, correspond au cycle de formation, et peut varier entre 6 mois et 3 ans selon la qualification visée.
Le contrat doit être établi en trois exemplaires, et comporter les clauses habituelles (poste, salaire, durée de travail, identité du maître d’apprentissage…). Il ne peut pas comporter de clause de dédit-formation.
Pour établir le contrat d’apprentissage, un Cerfa est à disposition.
Une fois le contrat établi, il doit faire l’objet d’un enregistrement. Cette démarche doit être faite dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début du contrat, auprès d’un des organismes suivants :
- la chambre de commerce et d’industrie (CCI), si vous êtes une entreprise inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS), une association ou une profession libérale
- la chambre des métiers et de l’artisanat, si vous êtes d’artisan
- la chambre d’agriculture, si vous êtes une exploitation agricole
- l’unité territoriale de la Direccte, si vous relevez du secteur public ou n’êtes pas inscrit au RCS
L’autorité compétente dispose de 15 jours pour enregistrer ou non le contrat d’apprentissage.
L’enregistrement constitue une étape importante : en cas de refus d’enregistrement, le contrat ne peut pas être exécuté.
Chacune de ces autorités (CCI, chambre des métiers…) gère ensuite la transmission des contrats d’apprentissage aux organismes intéressés (URSSAF, caisse de retraite complémentaire…).
Déclarer l’apprenti et prévoir une visite médicale
L’embauche d’un apprenti doit donner lieu à une déclaration auprès de l’URSSAF, comme pour n’importe quel autre salarié.
Vous devez également programmer une visite d’information et de prévention (VIP), cette visite étant celle qui remplace la visite médicale d’embauche.
Demander les aides auxquelles votre entreprise peut prétendre
Les aides pour le recrutement d’un apprenti dépendent essentiellement de la taille de votre structure. Si votre entreprise compte moins de 250 salariés, vous pouvez obtenir l’aide unique pour les employeurs d’apprentis. Si elles sont faites correctement, les démarches effectuées pour l’enregistrement du contrat valent demande d’aide.
Il faut en outre que votre entreprise se rapproche de l’opérateur de compétences (OPCO) dont elle dépend pour le financement de la formation.
Démarches après l’embauche
La formation (qu’il s’agisse de la pratique dans votre entreprise ou de la formation théorique enCFA) doit obligatoirement débuter dans les 3 mois qui suivent le début d’exécution du contrat
Modaités du dépot d’apprentissage
Désormais l’employeur doit déposer (peut se faire par voie dématérialisée) à l’OPCO le contrat d’apprentissage dans les cinq jours ouvrables qui suivent le début de l’exécution du contrat d’apprentissage. Il doit être accompagné de :
• la convention conclue l’OPCO et l’organisme de formation
• le cas échéant, de la convention tripartite (prévue si la durée du contrat ou de la période d’apprentissage est inférieure ou supérieure à celle du cycle de formation préparant à la qualification qui fait l’objet du contrat, compte tenu du niveau initial de compétences de l’apprenti ou des compétences acquises, le cas échéant, lors d’une mobilité à l’étranger).
L’OPCO dispose de 20 jours pour statuer sur sa prise en charge financière du contrat Financement par l’OPCO. Si au bout de ce délai l’OPCO n’a pas répondu alors c’est un refus de prise en charge.
Rappel des règles pour le temps de travail des apprentis.
| Apprenti mineur | Apprenti majeur | |
|---|---|---|
| Temps de travail | L’apprenti est soumis au même temps de travail que les autres salariés de l’entreprise, la durée légale du travail effectif étant de 35 heures par semaine | |
| Pause | 4 heures 30 de travail consécutives maximum, qui doivent être suivies d’une pause de 30 minutes consécutives (article L.3162-3) | Droit commun : 20 minutes consécutives après 6 heures de travail |
| Durée maximale | 8 heures par jour et 35 heures par semaine (article L.6222-25) | Droit commun : 10 heures par jour et 48 heures par semaine |
| Heures supplémentaires | Interdiction du recours aux heures supplémentaires, sauf dérogation dans la limite de 5 heures par semaine, accordée par l’inspection du travail après avis du médecin du travail (article L6222-25) | Droit commun : au-delà de 35 heures, heures supplémentaires payées ou récupérées selon les mêmes contreparties que les autres salariés de l’entreprise (majoration de salaire, repos compensateur éventuel) |
| Repos hebdomadaire | 2 jours de repos consécutifs par semaine | Droit commun : un repos hebdomadaire d’au moins 24 heures consécutives, s’ajoutant à l’obligation de repos quotidien de 11 heures soit 35 heures consécutives au total |
| Dimanche | Interdiction de travailler le dimanche sauf dans les secteurs pour lesquels les caractéristiques de l’activité le justifient (article R.3164 du code du travail) | Droit commun : en principe, le repos hebdomadaire est donnée le dimanche (nombreux cas dérogatoires) |
| Jours fériés | Interdiction de travailler un jour de fête légale | Droit commun (hormis le 1er mai obligatoirement chômé, les autres jours fériés sont travaillés sauf accord collectif ou décision de l’employeur contraire) |
| Travail de nuit | Travail interdit : entre 22 heures et 6 heures pour un jeune de 16 à 18 ans et entre 20 heures et 6 heures pour un jeune de moins de 16 ans (article L.6222-26) Sauf dans les secteurs pour lesquels les caractéristiques de l’activité le justifient (article R.3163-2 et suivants du code du travail) | Droit commun : sous conditions |
| Horaires de formation en CFA | Dans les CFA, les enseignants sont dispensés entre huit et dix-neuf heures (article R.6233-56) | |
| Tableau donné à titre indicatif. Ces règles pouvant évoluer en fonction de nouvelles dispositions législatives, réglementaires voire conventionnelles. |
Pour les jeunes démarrant la formation en CFA avant d’avoir signé un contrat d’apprentissage
Le financement de ces périodes est pris en charge de manière rétroactive par l’OPCO de l’employeur signataire du contrat, dans la limite d’une durée de 3 mois.
Pour rappel : Il n’y aura de financement de ces périodes que si elles donnent lieu à la signature d’un contrat d’apprentissage.
